La suspension des services est une action délibérée qu’une entreprise prend chaque fois qu’une telle situation se présente. Il est courant pour une entreprise de mettre fin à ses services bien que cela ne soit pas souhaitable. La suspension n’affecte pas l’entreprise si elle est gérée de manière professionnelle. De nombreuses mesures sont prises pour garder les choses sous contrôle. L’une des principales mesures à prendre est de communiquer avec les personnes qui seront touchées par la fermeture.
Qu’est-ce qu’une lettre de suspension temporaire de services ?
Il s’agit d’une lettre d’information qui informe les clients d’une entreprise que les services de l’entreprise resteront indisponibles pendant un certain temps. Grâce à cette lettre, l’entreprise communique avec ses clients et ses clients et l’informe de la fermeture temporaire afin que les gens n’aient pas à faire face à d’autres désagréments.
Pourquoi est-il important d’écrire une lettre lorsque les services vont être désactivés ?
Les personnes qui doivent acheter les services de l’entreprise sont confrontées à des inconvénients lorsqu’elles apprennent que le fournisseur de services a temporairement fermé les services. si les clients et les personnes liées sont informés à temps, ils peuvent s’épargner les désagréments en passant à d’autres prestataires de services pour une livraison plus rapide des services.
Les gens aiment être servis par de telles entreprises qui informent rapidement leurs clients en cas de problème. Cela montre qu’ils ont une approche professionnelle de leur travail et qu’ils se soucient de leurs acheteurs respectés et les apprécient. Cette lettre montre également que vous êtes conscient des difficultés que les gens traversent lorsque quelque chose d’inattendu se produit.
Quand écrire une lettre pour informer de la fermeture à court terme des services ?
Chaque fois qu’une entreprise se dirige vers la cessation provisoire de ses activités régulières, elle est tenue d’en informer les gens. Certaines des situations courantes dans lesquelles la nécessité d’écrire cette lettre se pose sont:
- Lorsqu’il y a des défauts techniques dans l’entreprise, celle-ci n’est pas en mesure d’effectuer la livraison en temps voulu du produit ou des services.
- Lorsqu’il se produit quelque chose d’inattendu, comme un incendie sur le marché ou un incident de ce type qui effondre toute l’industrie.
- Lorsque l’entreprise met à jour ses services et doit arrêter la prestation de services pendant un certain temps.
Bonnes pratiques d’écriture :
Les meilleures pratiques que les gens suivent pour écrire une lettre efficace sont :
- Informez les clients que vous avez le regret d’annoncer la fermeture et si vous connaissez la durée exacte de la suspension, assurez-vous de mentionner la période de début et de fin.
- Gardez la lettre courte et concentrez-vous uniquement sur cette décision difficile de mettre fin aux services. Si vous êtes intéressé à partager la raison, allez-y. Sinon, donner la raison n’est pas important du tout.
- Écrivez que vous êtes conscient des problèmes que les gens vont rencontrer à cause de la fermeture provisoire.
L’exemple de lettre ci-dessous peut vous être d’une grande aide si vous ne savez pas comment communiquer cette décision difficile à vos précieux clients sans les contrarier ou les faire passer à d’autres marques.
Modèle de lettre :
Date:
Objet : Suspension temporaire des services
Respecté (Mentionnez le nom du destinataire),
ABC Enterprises a le regret d’annoncer à ses précieux clients qu’il y aura une suspension temporaire des services du 10e 20XX au 13 janviere janvier 20XX en raison de problèmes techniques dans l’entreprise.
Le directeur de l’entreprise, qui supervisait toutes les opérations de l’entreprise, est décédé subitement des suites d’un arrêt cardiaque. Sa disparition soudaine a mis l’entreprise dans un problème et de nombreuses erreurs de gestion se sont produites.
Nous avons embauché un nouveau responsable qui a repris les responsabilités du précédent responsable. Elle se penche également sur les défauts techniques qui se sont produits de manière inattendue.
Nous sommes vraiment désolés pour ce désagrément. Cependant, nous vous assurons que cela est temporaire et nous reviendrons avec le même esprit et la même énergie pour servir nos précieux clients avec les meilleurs services de qualité. Merci beaucoup de votre coopération.
Salutations.
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