Nous contactons souvent les RH de l’entreprise chaque fois que nous voulons nous procurer les services dont nous avons besoin pour effectuer les tâches qui nous sont confiées par l’entreprise. Les RH sont responsables de nous fournir toutes les ressources dont nous avons besoin pour travailler de manière appropriée. C’est donc une pratique très courante d’écrire une lettre aux RH pour nous remettre le papier à lettres.
Qu’est-ce que c’est?
L’utilisation de matériel d’écriture au bureau est très courante. Ceux qui travaillent au bureau savent qu’il est fréquemment utilisé et qu’ils ne peuvent pas s’en passer. Les gens n’ont pas leur matériel d’écriture et leurs accessoires lorsqu’ils travaillent au bureau. Ils utilisent plutôt le matériel fourni par le chef de bureau. Lorsque le bureau est en rupture de stock, les travailleurs doivent écrire une lettre aux RH et demander l’achat de ce matériel.
Quel est le but?
L’objectif fondamental de la rédaction de cette lettre est d’informer les autorités supérieures qu’il y a une pénurie de stock de papeterie qui doit être présent au bureau. Dans cette lettre, vous faites également savoir aux RH que vous rencontrez des difficultés à gérer le travail sur le lieu de travail sans la disponibilité de la papeterie et que vous souhaitez qu’elle soit accessible dès que possible.
Comment écrire?
Il est très important de s’assurer que vous savez rédiger une lettre de demande parfaite pour demander le stock épuisé. Le bon type de contenu vous permet d’inviter le lecteur à approuver votre demande et à prendre des mesures pour y répondre. Lisez les directives ci-dessous pour voir comment vous pouvez rédiger une lettre parfaite.
Dites qui vous êtes :
Pendant que vous demandez que certaines ressources soient mises à votre disposition, vous devez savoir que le destinataire ne le fera pas pour vous à moins qu’il ne sache que vous appartenez à l’entreprise. Par conséquent, mentionnez votre nom, votre désignation dans l’entreprise, le département auquel vous appartenez et quelques autres détails pertinents pour prouver que vous faites partie intégrante de l’entreprise. De cette façon, vous réduisez la possibilité que votre demande soit rejetée.
Faire une demande:
Faites une demande formelle indiquant que vous avez besoin de certains articles de papeterie à votre disposition. Lorsque vous faites la demande, faites une liste des articles dont vous avez besoin et la quantité exacte. Il est préférable de faire un tableau pour y mettre la liste. Cela permettra au lecteur de savoir exactement ce que vous demandez.
Expliquez votre demande :
Bien que ce ne soit pas obligatoire, expliquer la demande peut lui donner de la force. Par exemple, informez les RH qu’il est devenu très difficile pour vous et pour tout le monde au bureau de vous passer des articles que vous avez listés. Cette explication vous aidera à persuader le lecteur d’acheter rapidement.
Conclure positivement :
Puisque vous faites une demande, mieux vaut rester positif et demander poliment les articles de papeterie. Votre langage poli devrait convaincre le lecteur que vous mettez une demande et c’est plutôt une humble demande de votre part.
Lisez l’exemple de lettre ci-dessous pour avoir un aperçu plus approfondi de la rédaction d’une lettre de demande lorsque votre bureau est en rupture de stock et que vous souhaitez que les choses vous soient disponibles dès que possible.
Modèle de lettre :
Date:
Nom du destinataire,
Adresse:
Objet : Une demande de fournitures de bureau
RH respecté,
Je m’appelle M. ABC et je travaille dans le service marketing de l’entreprise. Par cette lettre, je voudrais vous demander formellement de bien vouloir vous procurer des articles de papeterie dont les noms et la quantité sont énumérés ci-dessous :
Nom de l’article de papeterie Quantité
Ces articles ne sont plus disponibles dans la papeterie de l’entreprise et tout le département est en difficulté car nous devons emprunter ces articles à d’autres départements à maintes reprises. Par conséquent, je vous demande de nous fournir les articles de papeterie mentionnés ci-dessus.
Je serai très reconnaissant pour cet acte de gentillesse.
Salutations,
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