Parmi les plus grands défis auxquels un projet pourrait être confronté, citons les dépassements de coûts, les conflits entre les parties prenantes, la nécessité de corriger le cap et la prise en compte des événements et des chocs imprévus. Connaître les exigences de votre projet et cartographier les détails les plus fins peut aider à prévenir et à planifier ce qui précède. Une technique pour ce faire est appelée collecte des exigences.
Qu’est-ce que la collecte des exigences dans la gestion de projet ?
Également connue sous le nom d’élicitation des exigences, la collecte des exigences consiste à identifier les exigences d’un système auprès de différentes parties prenantes. Le processus est destiné à découvrir et à gérer les exigences auxquelles une solution métier peut devoir répondre. En gestion de projet, la collecte des exigences est utilisée comme technique pour évaluer les exigences commerciales et techniques du projet. Cela peut inclure la cartographie et l’engagement des parties prenantes, la vérification des exigences liées à la documentation, la formulation d’hypothèses et de besoins techniques et le suivi de l’avancement du projet.
Pourquoi la collecte des exigences est-elle importante ?
Avant de passer à commentexplorons d’abord Pourquoi le processus de collecte des exigences est important. Voici trois raisons pour lesquelles la collecte des exigences est importante pour les projets.
Pour améliorer la gestion des parties prenantes
La gestion des parties prenantes est importante pour un projet. Qu’il s’agisse des attentes des clients ou d’autres parties prenantes susceptibles de jouer un rôle important dans l’impact du projet. Cartographier et impliquer les parties prenantes, y compris les groupes de pression et les autorités compétentes, peut aider à éviter les contretemps plus tard dans le projet.
De nombreux dépassements de coûts de projet surviennent en raison de problèmes juridiques associés à des poursuites intentées par des groupes de pression tels que des militants écologistes ou des membres de syndicats en raison d’un mécontentement à l’égard d’un projet ou d’une entreprise. Une analyse des exigences peut aider à éviter de tels problèmes en cartographiant et en engageant les parties prenantes au cours des premières étapes de la planification du projet. De même, de nombreux produits peuvent nécessiter des ajustements majeurs peu de temps après leur lancement s’ils ne répondent pas aux attentes ou aux défauts des utilisateurs.
Pour réduire les coûts du projet
Lorsque toutes les parties prenantes sont à bord, le risque de dérive de la portée ou d’augmentation des coûts du projet en raison d’exigences non gérées peut être réduit. La collecte des exigences peut aider à maintenir les coûts du projet gérables en identifiant les différents besoins et en évitant les pièges au début du projet.
Pour assurer le succès du projet
Une dure réalité qui est le cauchemar de tout chef de projet est le risque d’échec du projet. Pour assurer le succès du projet, il est essentiel de recueillir et de comptabiliser les besoins du projet et d’éviter les pièges qui pourraient entraîner l’arrêt du projet.
Étapes de la collecte des exigences pour un projet
Il existe différentes étapes que vous pouvez suivre pour l’analyse des besoins. La liste ci-dessous est une ligne directrice de base qui peut vous aider à rationaliser le processus de collecte des exigences.
Cartographie des parties prenantes
Parmi les différentes étapes de recueil des besoins, la première étape consiste à identifier les parties prenantes pour les embarquer. Au cours de cette étape, les principales parties prenantes doivent être identifiées pour un projet afin de s’assurer que leur opinion est recueillie et analysée pour être incorporée dans le projet.
Engagement des parties prenantes
Une fois que les parties prenantes ont été identifiées, elles doivent être engagées dans la collecte de leur opinion. Il existe différentes manières par lesquelles cela, y compris des présentations, des enquêtes, des questionnaires, des témoignages d’utilisateurs, séances de remue-méningeset rencontre avec des individus qui pourraient être des représentants d’un groupe de parties prenantes.
Exigences de documentation
Les exigences du projet doivent être documentées et organisées de manière à les rendre utiles. Lors de la rédaction des exigences, une bonne pratique consiste à incorporer toutes les informations nécessaires dans une séquence. Cela peut inclure le titre du projet, les objectifs, une déclaration définissant la portée du projet, les informations sur les parties prenantes, le calendrier et les jalons, les exigences commerciales et techniques. UNE modèle PPT de charte de projet peut vous aider à cet effet, pour soutenir votre processus de collecte des exigences et le communiquer à un public de parties prenantes.
Mapper les hypothèses et les exigences
Une fois documentées, les hypothèses et les exigences doivent être mises en place pour une analyse approfondie et réaliste. Cela devrait inclure un regard rationnel sur ce que le projet devrait impliquer, ses limites, ses besoins, ses risques potentiels et ses méthodes d’atténuation des risques. Au cours de ce processus, vous pouvez également créer un Modèle de diagramme de Gantt et cartographiez les échéanciers, les jalons et les rôles attribués aux individus pour vous assurer que vous disposez d’un plan pour mener à bien le projet.
Il est également bon de laisser les autres examiner et fournir des commentaires sur les hypothèses et les exigences documentées. Cela peut inclure non seulement l’équipe du projet, mais également d’autres parties prenantes clés.
Parfois, assurer aux parties prenantes que leurs points de vue seront respectés et intégrés de la meilleure façon possible peut aider à les apaiser et éviter un conflit majeur plus tard. Cependant, il est fort probable que votre projet ne soit pas en mesure de répondre aux demandes et suggestions de toutes les parties prenantes, en particulier les parties prenantes externes.
Une des méthodes pour mieux assurer gestion des parties prenantes est de s’assurer que les documents sont examinés par eux (si et quand cela est possible). Par exemple, outre les documents d’entreprise confidentiels, la portée et l’exécution du projet peuvent être partagées avec des groupes de pression tels que des groupes environnementaux ou des syndicats d’employés, en soulignant les mesures que vous prendrez pour vous assurer que leurs demandes et suggestions sont prises en compte pendant le projet.
Obtenir les approbations requises
Les projets nécessitent diverses approbations formelles et informelles, certaines étant internes et d’autres externes. Un projet peut avoir besoin de l’approbation de la haute direction, d’un ministère et même d’un clin d’œil de groupes de pression pour s’assurer qu’ils sont à bord et ne seront pas un obstacle une fois le projet commencé.
Surveiller l’avancement du projet
Le suivi et l’évaluation d’un projet sont nécessaires pour s’assurer que tout se passe bien. Il existe différentes méthodes pour ce faire, y compris les réunions du comité de pilotage et de l’équipe de projet, une analyse de référence et à mi-parcours, qu’une fin de projet peut également suivre à la fin du projet, et le suivi et l’évaluation du projet par le biais d’une équipe de suivi dédiée. .
Méthodes de collecte des exigences
Il n’existe peut-être pas de liste définitive des techniques de collecte des exigences. Cependant, il existe quelques méthodes susceptibles de vous aider dans le processus de cartographie des exigences du projet. Vous pouvez également utiliser différents modèles de présentation pour vous faciliter la tâche. Par exemple, vous devrez peut-être créer une présentation pour l’engagement des parties prenantes, discuter avec des ingénieurs de projet, vérifier l’avancement d’un projet ou évaluer le budget. Les modèles PowerPoint suggérés mentionnés dans les sections ci-dessous peuvent vous aider à exécuter chaque technique de collecte des exigences.
Présentations interactives
Lors de l’élicitation des exigences, il est fort probable que vous rencontriez des parties prenantes. Réunir plusieurs parties prenantes lors d’une session interactive peut être une bonne idée. Au cours d’une telle session, vous pouvez présenter vos idées et solliciter la participation des parties prenantes pour recueillir leurs points de vue et les organiser afin de créer une carte cohérente des exigences, des risques, des idées et des solutions.
Cartographie mentale
La cartographie mentale est une méthode par laquelle des idées peuvent être regroupées autour d’une idée centrale avec du texte, des formes, des images et d’autres contenus associés. Vous pouvez également réaliser une séance de mind mapping sous forme de présentation PowerPoint à l’aide d’un modèle de carte mentale.
Entrevues
Les entretiens individuels sont une autre méthode de collecte des exigences. Lorsque vous interrogez une partie prenante, vous pouvez également utiliser des listes de contrôle et poser de courtes questions. Le modèle PowerPoint du processus d’entrevue d’élicitation des exigences vous fournit une conception appropriée pour enregistrer des données lors d’une telle entrevue.
Questionnaires
Les questionnaires sont couramment utilisés lors de la collecte des exigences, en particulier pour obtenir les commentaires des utilisateurs finaux. Bien que cela puisse se faire sous la forme d’une enquête en ligne ou hors ligne, vous pouvez également utiliser une présentation PowerPoint à cette fin lors d’une session de présentation en direct. Une méthode très intéressante pour ce faire peut être d’utiliser des émoticônes pour savoir ce que les utilisateurs finaux pensent d’un certain aspect du projet. le Modèle PowerPoint de échelle de Likert fournit des diapositives pour une telle session.
Prototypage
Engager les utilisateurs finaux à dévoiler les fonctionnalités du projet et leur montrer par le biais d’une campagne marketing que leurs demandes sont satisfaites peut être un bon moyen d’éviter les réactions négatives des utilisateurs et de créer de la bonne volonté. De nombreux constructeurs automobiles utilisent couramment cette technique pour créer un buzz des années avant la sortie d’un nouveau modèle de voiture, dévoilant même des prototypes et recueillant les commentaires des utilisateurs sur ce qu’ils pensent du produit. Un exemple récent est le premier prototype de voiture à changement de couleur dévoilé par BMW à Salon de l’électronique grand public (CES) 2022.
Si le projet implique le développement d’un site Web, d’un logiciel ou d’une application, le prototypage et les maquettes peuvent être un excellent moyen d’impliquer les parties prenantes. La boîte à outils Flat Website Mockup pour PowerPoint fournit des diapositives exclusivement destinées à créer des prototypes et des maquettes à l’aide de mises en page faciles à modifier.
Scénarios de cas d’utilisation
Un scénario de cas d’utilisation décrit les étapes nécessaires pour atteindre un objectif ou une tâche. Pour créer et expliquer un scénario de cas d’utilisation, vous pouvez utiliser des modèles PowerPoint prêts à l’emploi tels que le PRINCE2 Modèle PowerPoint. Un tel modèle peut non seulement être utile pour présenter un scénario de cas d’utilisation, mais peut également être utile pour créer des illustrations pour la documentation.
Derniers mots
La collecte des exigences, comme d’autres techniques de gestion de projet, est une méthode qui nécessite une attention particulière à chaque étape. S’appuyer sur trop d’hypothèses, des attentes irréalistes et snober les opinions des parties prenantes lors de l’engagement des parties prenantes est susceptible d’entraîner des problèmes pour le projet et pourrait même compromettre la réussite du projet. Même s’il semble impossible d’apaiser toutes les parties prenantes, atteindre un point où la gestion des parties prenantes devient possible est susceptible d’aider à éviter des conflits majeurs. De même, connaître les points de vue et les besoins des parties prenantes, telles que les utilisateurs finaux et l’équipe de projet, peut aider à créer des objectifs rationnels et conformes à ce que veut le client et à ce que les ingénieurs de projet peuvent réaliser de manière réaliste dans le cadre du budget disponible et des ressources disponibles.
