Lettre sur le défaut de communication avec les clients

Lettre sur le défaut de communication avec les clients

Nous devons tous être bons pour communiquer avec les autres dans la vie personnelle et professionnelle. Nous ne pouvons pas renforcer nos liens avec les gens si nous manquons de compétences en communication. Cela devient encore plus important dans notre vie professionnelle. Les employés sont souvent chargés de communiquer avec des partenaires commerciaux et des clients à diverses fins. Lorsqu’ils ne le font pas, ils reçoivent une lettre de défaut de communication.

Qu’est-ce qu’une lettre pour défaut de communication ?

Il s’agit d’une lettre officielle qu’un gestionnaire ou un employeur écrit à son employé lorsqu’il ne parvient pas à communiquer correctement. Le but de la rédaction de cette lettre est de réprimander le travailleur afin qu’il ne manque pas de communiquer à nouveau à l’avenir.

Comment écrire?

Un employeur doit communiquer le problème au travailleur de manière à ce que celui-ci comprenne que le problème était là et qu’il ne devrait pas se répéter. Cet objectif peut être atteint si l’employeur sait comment rédiger cette lettre. Lisez le guide ci-dessous :

N’exprimez pas votre colère :

La plupart des employeurs expriment leur colère lorsqu’ils constatent que l’employé n’a pas répondu aux attentes. Ceci n’est pas recommandé. Le manager ne doit jamais écrire une lettre à son employé lorsqu’il est en colère. Cela peut entraîner des conséquences très graves.

Résoudre le problème:

C’est un autre facteur critique que beaucoup de gens ignorent. Ils ne résolvent pas le problème de manière efficace et grâce à quoi l’employé ne sait jamais exactement quel était le problème. Lorsque vous abordez le problème, assurez-vous que ce que vous allez critiquer. S’il s’agit du comportement de l’employé, faites-le lui savoir. Si vous souhaitez réprimander la performance, vous devrez écrire de manière plus complète en ajoutant la date à laquelle la performance a été mauvaise et quelques autres détails.

Discutez de la politique de l’entreprise :

Il n’est pas obligatoire d’écrire sur la politique. Cependant, si vous avez envie de le rappeler à l’employé, vous pouvez le mentionner dans la lettre. Discutez de ce que l’employé était censé faire lorsqu’on lui a demandé de communiquer avec les clients et ce que dit la politique de l’entreprise pour traiter avec l’employé qui ne communique pas bien.

Cela permettra à l’employé de connaître la gravité de l’affaire. Mentionner la politique vous soutient également car c’est la preuve que vous ne critiquez pas l’employé parce que vous avez une sorte de rancune personnelle contre lui.

Définissez des attentes d’amélioration :

À la fin, dites à l’employé que vous attendez de lui qu’il améliore ses performances et que vous espérez qu’il ne manquera jamais de communiquer à nouveau à l’avenir.

Discutez des conséquences de la répétition de l’erreur :

Discutez de ce qui peut arriver si l’employé ne prend pas ses actions au sérieux et répète la même erreur. Avertissez l’employé de manière professionnelle.

L’exemple de lettre ci-dessous vous sera utile.

Modèle de lettre :

Date:

Nom du destinataire :
Adresse

Objet : Défaut de communiquer avec les clients à [X]

Mentionner le nom du destinataire,

Je vous écris cette lettre au sujet du comportement non professionnel que vous avez manifesté le 10e Janvier 20XX. Comme vous le savez, l’entreprise va lancer sa nouvelle gamme de produits et je vous ai fourni une liste des meilleurs clients et clients pour les inviter à l’événement de lancement. Certaines de ces personnes finançaient également les principales opérations de l’entreprise. M. Johnson est l’un d’entre eux.

Je vous ai demandé d’envoyer un e-mail à M. Johnson et de l’inviter chaleureusement. Cependant, j’ai appris que vous n’aviez pas réussi à communiquer avec lui. M. Johnson n’était pas présent et ce fut un moment de pur embarras pour moi.

Notre entreprise a acquis une grande réputation grâce au travail acharné de nombreuses années et semble maintenant la perdre en raison du comportement non professionnel d’un employé. Considérez cette lettre comme un avertissement de ma part car vous avez également vécu la même situation il y a quelques mois. À l’avenir, si je constate que vous n’avez pas réussi à communiquer, je vous licencierai immédiatement.

J’espère que cela ne se reproduira plus.

Salutations,

Signatures

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