La communication par e-mail est le principal moyen utilisé par les professionnels pour échanger des informations de nos jours. Si vous êtes comme la plupart des gens, vous envoyez et recevez probablement plusieurs e-mails par jour. Si vous avez l’habitude de composer régulièrement des e-mails, vous ne vous arrêterez peut-être pas pour réfléchir à ce à quoi devrait ressembler la structure d’un e-mail. Cependant, il existe des protocoles spécifiques à suivre, notamment lors de la terminaison d’un email professionnel.
Ce n’est peut-être pas aussi vital pour un e-mail personnel, mais vous devez respecter un format spécifique lors de l’envoi correspondance commerciale ou professionnelle. Étant donné que la fermeture de l’e-mail est la dernière chose que le destinataire lit, vous devez vous assurer que vous le faites correctement. Votre e-mail doit laisser au lecteur la bonne impression.
Que sont les fermetures et fins d’e-mail ?
Les termes fermeture d’e-mail et fin d’e-mail sont parfois utilisés de manière interchangeable. Une fermeture d’e-mail peut être un mot ou une phrase de plusieurs mots qui vient directement avant votre nom (valediction). D’autres fois, la « fermeture » décrit également une phrase ou deux conçues pour conclure le message de l’e-mail, qui est ensuite suivie de l’adieu. Étant donné que le premier se compose généralement de quelques phrases, il peut être qualifié de « fin », tandis que l’utilisation d’un valediction avant votre nom peut être qualifiée de « fermeture ».
Même lors de la rédaction d’un e-mail informel, il est important de signer avec un certain type de fermeture, mais c’est encore plus pertinent avec un e-mail professionnel. Lorsque vous envoyez un e-mail professionnel, vous souhaitez probablement utiliser une fin avec une phrase ou deux avant votre mot ou votre phrase de clôture. Ceci est particulièrement important lorsqu’il s’agit de votre premier e-mail avec un contact professionnel.
Comment terminer un e-mail de manière professionnelle
Avant d’écrire la clôture de votre e-mail, il est important de déterminer qui est votre destinataire, puis d’adapter la fin à votre public. Si c’est la première fois que vous envoyez un e-mail à la personne, vous pouvez utiliser une fin formelle et légèrement plus longue. Après avoir échangé plusieurs e-mails, vous pouvez le raccourcir, mais conserver le libellé formel.
Il est également essentiel de réfléchir à l’objectif de l’e-mail, qui peut orienter votre déclaration finale. Par exemple, si vous écrivez pour obtenir des informations, vous voudriez terminer par une déclaration de remerciement pour les informations (espérons-le) à venir. Si vous envoyez un e-mail à propos d’un emploi, vous voudrez peut-être conclure en offrant d’être disponible pour des questions. Laissez le contenu de votre e-mail guider votre fin, comme vous le feriez dans toutes les communications.
Exemples de différentes fermetures d’e-mails professionnels
Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des fermetures d’e-mails professionnelles courantes. Vous les utiliseriez si le dernier paragraphe de l’e-mail résume tout de manière adéquate et que vous avez besoin d’une simple conclusion :
- Salutations
- Sincèrement
- Cordialement
- Merci
- Merci encore
- Appreciations approfondies
- Sincères amitiés
- Avec appréciation
- Avec gratitude
- Hâte de vous entendre
- Tous mes vœux
- Meilleur
- Cordialement
- Meilleurs vœux
- Cordialement
Après la clôture, ajoutez votre nom et prénom. Vous devez également ajouter l’un des éléments suivants, le cas échéant :
- Titre d’emploi
- Nom de l’entreprise
- Numéro de téléphone
Pour avoir une meilleure idée de ce à quoi cela ressemblerait dans la pratique, voici des exemples de terminaisons d’e-mails professionnels qui correspondent à des situations spécifiques :
Exemple de fin/fermeture d’un e-mail de demande d’emploi
Merci de me considérer pour le poste. J’espère avoir de vos nouvelles bientôt.
Salutations,
Nick Rahman
Professionnel de la vente
555-555-0100
Exemple de fin/fermeture d’un e-mail d’acceptation d’emploi
Comme nous en avons discuté, j’ai hâte de vous voir le 1er. Merci encore pour tout !
Cordialement,
Brandon Lee
Professionnel des finances
555-555-0100
Exemple de fin/fermeture pour un nouvel e-mail de communication d’entreprise
Encore une fois, ce fut un plaisir de vous rencontrer. J’attends avec impatience notre prochain partenariat commercial.
Meilleur,
Sarah Petit
Directeur marketing
555-555-0100
Exemple de fin/fermeture pour un e-mail post-entretien
Merci pour l’interview. Je suis dans l’attente de votre réponse!
Avec gratitude,
Kara Lotte
Professionnel de la comptabilité
555-555-0100
Conseils pour les fermetures d’e-mails
En suivant ces conseils, vous vous assurerez que vos fermetures d’e-mails seront toujours au rendez-vous.
N’utilisez pas de fermeture générique: Certaines personnes peuvent avoir recours à une signature standard, surtout si elles en ont configuré une dans leurs paramètres de messagerie. Cependant, dans la plupart des cas, une fermeture générique ne conviendra pas à tout le monde. Vous voulez vous assurer que c’est assez formel à des fins professionnelles, mais en même temps, cela peut ne pas bien fonctionner pour vos amis. La seule façon dont cela pourrait fonctionner est si vous avez deux comptes de messagerie – un pour vos contacts professionnels et un pour vos amis personnels. Ensuite, vous pouvez utiliser une signature différente pour chacun. Même dans ce cas, vous devrez peut-être modifier la clôture de temps en temps pour des e-mails spéciaux.
Utilisez votre nom complet: Vous souhaitez inclure votre prénom et votre nom pour les e-mails professionnels. Peu importe depuis combien de temps le destinataire vous connaît, il reçoit probablement plusieurs e-mails par jour et pourrait en recevoir plusieurs de la part d’une personne portant le même prénom. De plus, il est plus professionnel de mettre votre nom et prénom dans la fermeture de votre e-mail.
N’utilisez pas de clôtures informelles: Certaines terminaisons d’e-mails sont trop informelles ou amicales pour un e-mail professionnel. Vous pouvez les réserver pour envoyer un e-mail à un ami. Voici des exemples de clôtures informelles que vous ne souhaitez pas utiliser lors de l’envoi d’e-mails professionnels :
- Merci
- THX
- A bientôt
- Au revoir
- Amour
- À plus
- À bientôt
- On se voit plus tard
- Plus tard
- Émoticônes
Formater correctement: Comme pour toutes les autres parties de l’e-mail, vous devez vous assurer qu’il est correctement formaté. La fermeture doit être justifiée à gauche, en utilisant la même police que le reste de l’e-mail. Assurez-vous d’inclure une virgule après le mot ou la phrase de clôture, puis mettez votre nom sur la ligne suivante, suivi des autres informations d’identification que vous choisissez d’ajouter. Le format devrait ressembler à ceci :
Déclaration de fin (généralement deux phrases si vous utilisez une déclaration plutôt qu’une simple phrase de clôture)
Conclusion (un ou deux mots)
Nom et prénom
Intitulé du poste ou entreprise
Numéro de téléphone