De nombreuses situations surviennent dans les milieux d’affaires professionnels qui nécessitent une correspondance formelle. Vous devrez peut-être envoyer une lettre à un cadre de l’entreprise demandant sa présence à un événement, ou vous pourriez être chargé de contacter un contact dans une autre entreprise dans l’espoir de créer un nouveau partenariat.
Peu importe à qui vous écrivez ou les circonstances derrière la lettre, vous voudrez vous assurer que votre lettre suit un format de lettre commerciale formel. Dans ce guide, nous vous expliquerons le format d’une lettre commerciale et ce que vous devez inclure, avec des exemples professionnels.
Enfin, nous vous fournirons des conseils d’initiés sur la façon de créer une correspondance commerciale confiante, convaincante et raffinée.
Format d’une lettre commerciale formelle
Bien que vous puissiez utiliser une lettre commerciale à diverses fins, chaque lettre doit être formatée de la même manière.
La lettre peut être divisée en quelques sections clés :
- Vos coordonnées
- La date
- Les coordonnées du destinataire
- Une salutation
- Le corps de la lettre
- Un salut de clôture
- Votre signature
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples différents de la façon dont ces segments doivent être disposés.
Exemples de lettres commerciales
Le contenu de votre lettre commerciale dépendra beaucoup de l’objectif derrière la lettre. Les exemples ci-dessous présentent quelques façons différentes d’utiliser ce type de correspondance. Gardez à l’esprit que si vous envisagez d’adopter l’un de ces éléments pour votre propre usage, vous devez vous assurer que vous écrivez votre propre copie originale pour le corps de la lettre, en vous concentrant sur le but exact de votre message.
Exemple 1 : Une lettre commerciale officielle envoyée par la poste
Ben Thompson
Directeur du marketing
B&B Industries
7777, chemin Juniper
Denver, Colorado 80114
222-222-2222
Ben.Thompson@chosenemailcompany.com
9 février 2022
Léa Baker
Directeur du marketing
InnoverAujourd’hui
2121, voie Flatiron
Boulder, Colorado 80301
Chère Madame Baker,
J’aimerais vous inviter à notre prochain sommet marketing de Pikes Peak. L’événement est axé sur la mise en relation des professionnels du marketing à travers le Colorado afin de promouvoir l’innovation et la collaboration. De plus, l’événement présentera des conférenciers principaux spécialisés dans le marketing numérique, le marketing de produits et la création d’un environnement AGILE.
En raison de notre partenariat continu avec InnovateToday, nous vous offrons deux billets gratuits pour l’événement de trois jours. L’événement aura lieu du 18 au 21 octobre 2022 à Colorado Springs au Broadmoor. Le Broadmoor, ainsi que quelques hôtels voisins, offriront des tarifs d’hébergement réduits. Si vous et un collègue êtes intéressés à y assister, veuillez me le faire savoir dès que possible. De plus, si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à m’appeler.
Merci d’avoir pensé à assister à notre événement. J’espère avoir de vos nouvelles bientôt.
Chaleureusement,
(Signature)
Ben Thompson
Exemple 2 : Une lettre commerciale formelle envoyée par e-mail
Objet : Leadership pour notre campagne Centraide
Cher Monsieur Franck,
Comme vous le savez, chez B&B Industries, nous sommes fiers d’être une entreprise commanditaire de Centraide. Chaque année, ce partenariat nécessite le travail acharné des bénévoles de l’ensemble de l’organisation. Cette année, j’aimerais vous inviter à siéger à notre conseil d’administration pour la campagne annuelle de Centraide en tant que vice-président.
En tant que vice-président de la campagne Centraide 2022, vous contribuerez à diriger les efforts de collecte de fonds de l’année et à encourager les événements bénévoles dans toute l’organisation. Dans ce rôle, vous feriez du bénévolat aux côtés de Greg Chems, président de la section B&B Industries United Way. Votre rôle commencerait le 1er mars et se poursuivrait jusqu’au 1er février 2023.
J’apprécie votre considération pour ce rôle et j’ai hâte d’avoir de vos nouvelles bientôt.
Cordialement,
Ben Thompson
Directeur du marketing
B&B Industries
7777, chemin Juniper
Denver, Colorado 80114
222-222-2222
Ben.Thompson@chosenemailcompany.com
Conseils pour rédiger une correspondance commerciale
La correspondance commerciale doit être une expression professionnelle de vos pensées, dans le cadre de votre position en tant que représentant de votre entreprise. Vous devez écrire cette lettre avec soin, en accordant une attention particulière au format de la lettre et au contenu.
Utilisez la liste de contrôle suivante pour vous assurer que vous rédigez votre lettre commerciale selon les normes les plus élevées :
- Utilisez des lignes à simple interligne : lors de la mise en forme de votre lettre, réglez votre processeur sur un interligne simple entre les lignes. De plus, après chaque phrase, utilisez un seul espace avant de commencer la phrase suivante.
- Justifier à gauche la lettre : les lettres commerciales doivent toujours utiliser la justification et l’alignement à gauche.
- Gardez la police simple : optez pour une police facile à lire, comme Arial ou Calibri – évitez les polices trop décoratives.
- Réfléchissez à votre objectif : avant d’écrire votre lettre, prenez le temps de réfléchir à son objectif. Demande toi:
- Quel est mon public ? Faites autant de recherches que possible sur le destinataire de votre lettre. Cela peut vous aider à mieux comprendre ce qui les obligera à agir.
- Quelle action est-ce que je veux qu’ils prennent ? Assurez-vous que le lecteur comprend clairement ce que vous demandez. Qu’il s’agisse d’assister à un événement, de donner de l’argent à une cause ou de vous associer à votre équipe sur un projet, indiquez toujours cet objectif clairement.
- Qu’y a-t-il pour eux ? Les gens sont poussés à agir lorsqu’ils voient un avantage. Inclure les raisons pour lesquelles le destinataire de la lettre devrait faire un suivi.
- Gardez la lettre concise : Bien que vous vouliez être sûr d’inclure des informations pertinentes dans votre lettre, vous voulez également garder l’attention du lecteur. Tenez-vous en à deux simples paragraphes de contenu, avec une conclusion rapide. Si vous trouvez que votre lettre est devenue trop longue, revenez en arrière et supprimez les redondances ou les informations excessives. Vous pouvez toujours faire un suivi plus tard avec plus de détails.
- Utilisez la vérification orthographique : que vous exécutiez votre lettre dans un programme tel que Microsoft Word ou que vous utilisiez une vérification orthographique et grammaticale en ligne, telle que Grammarly, prenez le temps de vous assurer que vous n’avez pas inclus d’erreurs d’orthographe ou de grammaire. Rien ne ruine aussi rapidement le professionnalisme d’une correspondance que des erreurs flagrantes.
- N’utilisez jamais d’argot : Une lettre commerciale ne doit jamais inclure d’argot ou de langage informel. Le but est d’écrire une lettre simple et convaincante.
- Relisez votre lettre avant de l’envoyer : Non seulement vous voulez détecter les erreurs dans votre lettre, mais une relecture rapide vous permettra d’évaluer la lisibilité de la lettre. C’est une bonne idée d’écrire votre lettre, de la mettre par écrit et de la relire au moins une heure plus tard. Cela vous aidera à voir ce que vous avez écrit avec des yeux neufs.
- Utilisez des salutations formelles : pour ouvrir votre lettre, choisissez une salutation formelle, telle que « À qui de droit » ou « Cher M./Mme/Dr. [Last Name].” Pour fermer la lettreoptez pour une salutation de clôture professionnelle telle que Respectueusement, Cordialement, Cordialement, Merci ou Cordialement.
Quand utiliser une lettre commerciale
Vous pouvez utiliser une lettre commerciale dans de nombreux contextes. Voici quelques exemples de cas où le formatage de votre correspondance pour répondre aux exigences des lettres commerciales est idéal :
- Lorsque vous vous adressez à quelqu’un dans l’entreprise de rang supérieur
- Lors de la création d’une lettre de motivation pour accompagner un CV
- Lors de la soumission d’une demande formelle
- Lors de l’accueil d’un nouvel employé
- Lors de la rédaction d’une lettre de recommandation
- Lors du dépôt d’une plainte officielle
- Lors de la création d’une annonce à l’échelle de l’entreprise
- Lors de la remise de votre démission auprès d’une entreprise
Dans la plupart des cas, si vous n’êtes pas certain de formater une lettre comme une lettre commerciale, il est préférable de pécher par excès de prudence et de respecter les directives commerciales. La mise en forme utilisée dans une lettre commerciale est acceptable dans presque tous les contextes. Non seulement cela, mais les meilleures pratiques pour une lettre commerciale sont de bonnes lignes directrices pour tout correspondance professionnelle. En vous en tenant à un formatage et à un langage professionnels, vos communications refléteront bien votre image et présenteront votre entreprise sous un bon jour.