Un guide pour définir des objectifs de réunion en prenant des notes de réunion efficaces – StagePFE

Un guide pour définir des objectifs de réunion en prenant des notes de réunion efficaces – StagePFE

Un guide pour définir des objectifs de réunion en prenant des notes de réunion efficaces

Les réunions sont bénéfiques pour obtenir un maximum d’avantages sur votre lieu de travail. Il assure la créativité et la productivité grâce à des innovations collaboratives. Cependant, le manque de concentration ou l’oubli des principaux points saillants de la réunion peuvent entraver l’objectif global.

En 1885, un philosophe allemand Hermann Ebbinghaus avec La courbe de l’oubli (aussi connu sous le nom la courbe d’Ebbinghaus), démontré que nous avons tendance à oublier les nouvelles informations si elles ne sont pas rappelées à temps. Le graphique a révélé qu’accorder de l’attention à une information spécifique à plusieurs reprises aide à former de nouvelles voies dans le cerveau en utilisant colle mémoire (appelée glutamate) qui solidifie ces informations en tant que mémoire permanente.

Ayez un impact dans vos réunions en postulant la science de la prise de notes. Capturez toutes les informations précieuses dont vous avez besoin en prenant des notes de réunion efficaces.

Que sont les notes de réunion ?

Les notes de réunion sont des points clés qui fournissent un récapitulatif clair et rapide des informations cruciales. Il s’agit d’un enregistrement continu des points résumés utilisés pour votre référence. Les notes de réunion vous permettent d’augmenter la productivité grâce à l’intégration et à la communication en transmettant des pensées et des idées significatives. Une note de réunion peut consister en un point d’action, une décision bien définie, un avis ou différents points à l’étude.

Quelles sont les compétences de prise de notes ?

Les compétences de prise de notes impliquent les pratiques qui vous font enregistrer activement la déclaration importante. Il comprend les éléments suivants :

  • Écoute active: Être un auditeur actif vous aide à concentrer toute votre attention sur les informations cruciales à documenter.
  • Esprit critique: La prise de notes vous oblige à intégrer Esprit critique pour évaluer et hiérarchiser les sujets les plus importants.
  • Compétences organisationnelles et lisibles: Un contour lisible et cohérent du sujet aide à se concentrer catégoriquement sur la question d’intérêt primordial. Par conséquent, les compétences en lecture organisationnelles et bien développées sont pertinentes tout en prenant des notes de réunion pratiques.

Quelles sont les stratégies efficaces pour prendre des notes de réunion ?

Gardez vos tâches exploitables au sommet en élaborant des stratégies efficaces de prise de notes :

Utilisez des outils de mise en forme pour améliorer l’apparence de vos notes d’identification définies
  1. Créez un ordre du jour défini : Il est sage de planifier un ordre du jour de réunion d’équipe avec des points de discussion clés à présenter à l’avance sous un titre conçu. Ajoutez les détails du sujet, l’heure et la date de capture des notes. Incluez la discussion et tous les résultats qui ont eu lieu pendant la présentation.
  2. Utiliser les outils de formatage: Les outils de formatage amélioreront l’apparence de vos notes d’identification définies et vous aideront à les référencer ou à les rappeler facilement. Utilisez des puces, des indentations, des caractères gras et soulignés pour organiser et structurer les notes pour une utilisation future.
  3. Soyez clair et concis: L’utilisation d’abréviations et de raccourcis peut vous faire gagner beaucoup de temps. Cela peut également aider à rendre les notes lisibles et complètes.
  4. Faire de la pertinence : Assurez une meilleure compréhension des notes de réunion en fournissant un contexte grâce à des informations significatives. Vous pouvez ajouter des liens et des pièces jointes pour une meilleure conception des données rassemblées.
  5. La priorisation est la clé : Tenez-vous en aux points critiques de la réunion ou présentation tout en prenant des notes. Mettez en surbrillance les informations essentielles et pertinentes pour les rappeler facilement par la suite. Enregistrez les mots-clés et ajoutez uniquement les éléments d’action et les idées convenus lors de la réunion.
  6. Utiliser le modèle de notes de réunion : Gagnez du temps en utilisant des modèles prêts à l’emploi, précis et facilement disponibles pour saisir l’objectif principal de votre présentation. Des centaines de modèles de notes de réunion sont disponibles pour être utilisés dans votre logiciel préféré, que ce soit Microsoft Word, Google Docs ou, dans le cas de présentations, des modèles de notes de réunion pour PowerPoint.

Quelles sont les méthodes pour capturer des notes de réunion ?

A chacun sa façon de prendre des notes. Vous pouvez choisir l’une des options suivantes méthodes de prise de notes pour fournir des notes de réunion détaillées :

  • Méthode Cornell : Cette méthode de prise de notes consiste à enregistrer les données sous la forme de deux colonnes dans lesquelles la petite colonne de gauche est plus petite que la colonne de droite. La colonne de gauche contient les mots-clés ou les plats à emporter de la réunion, tandis que la colonne de droite comprend les détails de ces idées. Un résumé est ajouté en bas de la page. Cette méthode peut être appliquée pour capturer des notes organisées et systématiques pour examen.
  • Méthode de contour : Lorsqu’il y a beaucoup de détails à enregistrer, utilisez cette méthode pour enrôler les points clés. Les informations générales sont inscrites à gauche, chaque fait spécifique étant mis en retrait avec des espaces à droite.
  • Méthode des quadrants : Les notes sont divisées en quatre quadrants différents, chaque section étant étiquetée avec une idée, une question, une échéance ou un élément d’action et ses points clés notés en dessous. Cette méthode est très efficace et est également utilisée par Bill Gates.
Exemple de méthode de quadrant pour la prise de notes de réunion
  • La méthode de mappage : Cette méthode vous permet de concevoir une représentation visuelle de vos idées et concepts. Il utilise la pensée critique pour rassembler diverses informations sous forme de diagramme, ce qui facilite la compréhension de données complexes.
  • La méthode graphique : Assurez la mémorisation des faits en utilisant des colonnes pour organiser les informations. Cette méthode peut être implicite lorsque vous établissez une relation entre des sujets pertinents.
  • La méthode de la phrase : Notez les points clés d’une phrase pour extraire les informations pertinentes d’un contenu riche.

Qu’y a-t-il de mieux : des notes de réunion ou des comptes rendus de réunion ?

Les procès-verbaux de réunion sont un résumé formellement structuré de la réunion ou une présentation. Il s’agit d’une présentation de la documentation juridique qui peut vous aider à mesurer les progrès grâce à une la prise de décision. Dans un procès-verbal de conseil d’administration bien structuré, vous pouvez ajouter la liste des participants ou des absents et les décisions prises et soulever des points d’action pour la prochaine réunion. Démarquez-vous dans la salle du conseil en enregistrant efficacement les procès-verbaux des réunions du conseil.

Bien que les notes de réunion et les comptes rendus de réunion soient utilisés à l’inverse, ils ne sont pas identiques. comptes rendus des réunions sont utilisés formellement, comme lors d’une réunion du conseil d’administration, alors que notes de réunion sont informelles (réunions informelles 1:1). Les comptes rendus de réunion sont créés pour être partagés avec tous les membres de l’équipe et nécessitent l’approbation préalable du responsable avant leur diffusion. Cependant, les notes de réunion sont généralement conçues pour l’auto-référence d’un individu ou par un groupe qui n’a pas besoin d’autorisation. Vous pouvez avoir des informations détaillées documentées dans le procès-verbal de la réunion, tandis que les notes de réunion ne mettent en évidence que les points clés.

Pourquoi utiliser des modèles de notes de réunion ?

Avec le modèle PowerPoint Notes de réunion, vous pouvez donner un sens à vos réunions et vous assurer que votre projet avance.

  • Sans tracas : Un modèle de note de réunion peut vous aider à simplifier votre processus de prise de notes. Avec un modèle préconçu, vous pouvez personnaliser vos notes de réunion selon vos besoins.
  • Gagner du temps: Un modèle de notes de réunion prédéfini vous fera gagner du temps. Au lieu de le créer à partir de zéro à chaque fois, vous pouvez formater le modèle de notes de réunion facilement disponible comme vous le souhaitez.
  • Documentez et gardez vos informations à portée de main : Il est facile de recueillir des informations pertinentes enregistrées dans vos propres mots.
  • Obtenez des informations en temps réel : Avec le modèle de notes de réunion, obtenez les points cruciaux de la réunion immédiatement après sa collecte.
  • Boostez votre productivité : Des notes organisées et bien structurées aideront à améliorer la concentration et ainsi augmenter la productivité de votre équipe.
  • Un point de référence standard : Maintenez la responsabilité en stockant et en rassemblant toutes les notes de réunion au même endroit pour aider à fournir un contexte et un point de référence commun.

Des outils pour mieux prendre des notes de réunion

La prise de notes numérique a parcouru un long chemin. Améliorez la prise de notes de réunion en utilisant des outils numériques qui permettre une implication cognitive dans le processus de prise de notes. Collaborez en temps réel et partagez des éléments d’action à l’aide de certains des outils de prise de notes numériques, comme suit :

Evernote: C’est un outil de prise de notes renommé affilié à des tonnes d’applications et de services dans le monde entier. Evernote vous propose des modèles de procès-verbaux de réunion personnalisables qui permettent le partage de keynotes à l’échelle de l’équipe. Convertissez les éléments d’action en tâches en ajoutant n’importe quelle image, audio ou photo de notes manuscrites à numériser et à rappeler pour une utilisation ultérieure.

Microsoft OneNote: Ceci est compatible avec de nombreuses plates-formes, y compris Windows, Android, iOS, Symbian ou Metro). Il vous permet d’organiser les notes selon votre convenance et permet de rechercher les mots-clés à l’aide de la saisie manuscrite et de l’enregistrement audio.

Google Docs, cependant, ne peut pas stocker et créer des enregistrements audio ; il est toujours considéré comme une plate-forme de prise de notes. Les documents Google permettent d’enregistrer et de transcrire les procès-verbaux des réunions pour qu’ils soient accessibles à tous les membres de votre équipe.

Google Keep : Une plate-forme de prise de notes compatible avec Android et iOS à la fois sur le Web et en tant qu’applications mobiles permet de prendre des notes, y compris des images, du texte et de l’audio.

Comment présenter le procès-verbal d’une réunion à un public

Exemple Modèle de note de réunion pour PowerPoint par StagePFE.com

Il n’y a pas de bonne façon de prendre des minutes de réunion dans une présentation. Cependant, pour vous aider à gagner du temps, nous avons créé un modèle de procès-verbal de réunion pour faire passer vos compétences en prise de notes à un autre niveau.

Nouvelles tendances dans les procès-verbaux de réunion

L’avènement de la numérisation a fait progresser la prise de minutes. La technologie de prise de minutes par intelligence artificielle (IA) remplace la prise de minutes manuelle. Les outils numériques utilisés dans l’IA rationalisent le processus de prise de minutes en fournissant un enregistrement précis de la réunion, qui peut autrement être fastidieux à réaliser manuellement.

Les notes de réunion automatisées permettent à une organisation d’examiner et de suivre facilement les éléments d’action après la réunion. La principale préoccupation lors de la capture et du stockage des procès-verbaux de réunion est une faille de sécurité. Prendre des minutes de réunion avec l’IA peut garantir un stockage sûr des données et fournir une grande précision.

Sommaire

Microsoft explique : « Que vous preniez des notes à la main, sur un appareil mobile ou sur votre ordinateur portable, l’utilisation d’une stratégie de prise de notes organisée peut vous aider à obtenir des résultats de vos réunions. Les réunions sont bénéfiques pour atteindre un maximum d’avantages à votre lieu de travail. Incorporez ce modèle de note de procès-verbal bien conçu pour rendre le processus de prise de notes transparent et sans erreur.

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