Une lettre demandant le remboursement des frais de déplacement, d’hébergement et de repas pour la facture est une lettre écrite par un employé et adressée à l’employeur ou au service concerné d’une organisation. Cette lettre est destinée à faire une demande de remboursement des dépenses officielles que l’employé a payées de sa propre poche.
Les employés engagent souvent des dépenses pour et pendant le travail officiel, les voyages et les réunions. Habituellement, ils paient eux-mêmes ces dépenses et demandent ensuite à leurs entreprises de les rembourser. Ces dépenses pourraient inclure :
- Frais de carburant.
- Coûts des voitures louées.
- L’argent payé pour les repas.
- Dépenses du lieu des réunions.
- Argent payé pour séjourner dans un hôtel.
- Frais de péage, etc.
Les entreprises ont des politiques de remboursement de différents types de dépenses. Parfois, la même politique s’applique à tous les employés, tandis qu’à d’autres moments, la politique de remboursement varie d’un contrat à l’autre. Comme les employés peuvent réclamer leur argent aux entreprises, ils doivent au préalable remplir les conditions de l’entreprise, telles que :
- Insérez les informations dans les formulaires de la base de données.
- Fournissez toutes les factures et les preuves.
- Une lettre pour demander le remboursement.
Habituellement, cette lettre fournit un total ou l’essentiel des dépenses. Les factures détaillées sont jointes séparément à cette lettre. Pourtant, il peut contenir des informations variables et peut avoir des longueurs variables. Cependant, généralement, les détails suivants sont inclus dans ces types de lettres :
- Coordonnées officielles de l’employeur.
- Coordonnées officielles de l’employé.
- Demande de remboursement des dépenses engagées.
- Référence aux conditions contractuelles de l’employé ou aux politiques de l’entreprise.
- Indiquez le détail des dépenses.
- Mentionnez les pièces jointes, reçus ou factures, etc.
- Mentionnez que les exigences de l’entreprise ont été remplies, par exemple, remplir les formulaires dans la base de données, joindre les factures timbrées, etc.
- Montrez l’espoir d’être accepté.
- Faites preuve de coopération pour fournir tout document ou information manquant.
- Salutation, signature et cachet.
Lorsque cette lettre est reçue par le service compétent, il l’analyse pour l’authenticité des factures. Si toutes les dépenses entrent dans la catégorie des dépenses remboursables, le ministère acceptera la demande et débloquera le paiement de l’employé conformément au calendrier de paiement.
Cette évaluation des preuves fournies est essentielle car les employés peuvent présenter des factures contrefaites ou fausses et tenter de réclamer plus d’argent que le montant réellement engagé. Cependant, dans une telle situation, si un employé se fait prendre, l’entreprise prend des mesures strictes pouvant aller jusqu’au licenciement.
Certaines entreprises vont même jusqu’à intenter des actions en justice et traîner l’employé en justice. Par conséquent, il est toujours conseillé que les employés soient équitables envers leurs employeurs et ne demandent que le remboursement des dépenses réelles valables.
Modèle de lettre
Cher Monsieur David,
Cette lettre est écrite pour vous demander d’effectuer les remboursements de mes visites officielles au cours du dernier mois de janvier 20XX.
Le mois dernier, il y a eu cinq visites officielles dans la zone ABC. Conformément à mon contrat, toutes les dépenses afférentes seront couvertes par l’entreprise. Les totaux de chaque type de dépenses de ces visites sont :
- Frais de carburant aller et retour incluant les frais Uber : $[X]
- Frais de péage : $[Y]
- Frais d’hôtel : $[Z]
- Frais de repas : $[ABC]
- Dépenses Internet : $[XYZ]
Je joins tous les reçus et factures individuels à cette lettre. De plus, j’ai également rempli les détails dans la base de données de l’entreprise.
Veuillez rembourser ces dépenses rapidement. Si vous constatez qu’il manque des documents, merci de me le signaler.
Merci.
Salutations,
Samantha Guillaume.