Comment rédiger une lettre de vérification d’emploi – avec échantillon

Comment rédiger une lettre de vérification d’emploi – avec échantillon

Certaines personnes ont besoin d’une lettre de vérification d’emploi de leur employeur. Habituellement, quelqu’un demande ce type de lettre parce qu’il demande un prêt hypothécaire, signe un nouveau bail, demande un enfant en famille d’accueil ou autre chose qui nécessite une preuve qu’il a un emploi. Dans certains cas, une personne peut demander une lettre de vérification d’emploi à son ancien employeur; ce serait probablement dans le cas de l’obtention d’un nouvel emploi.

Vous pouvez recevoir l’une de ces demandes de vérification et, si c’est le cas, il est utile de connaître l’étiquette appropriée pour en rédiger une.

Objectifs d’une lettre de vérification d’emploi

Le but d’une lettre de vérification d’emploi est assez simple : faire savoir au destinataire que la personne en question a travaillé pour vous. Une lettre de vérification d’emploi fournira des informations limitées sur l’emploi du sujet. Certains types d’institutions peuvent demander une lettre de vérification d’emploi, telles que :

  • Établissements de crédit hypothécaire
  • Entreprises cherchant à employer la personne en question
  • Sociétés de prêt personnel
  • Organismes gouvernementaux

L’institution qui demande l’information peut avoir besoin de s’assurer que le sujet a un emploi pour diverses raisons. Si une hypothèque ou une autre société de prêt le demande, elle veut s’assurer que le sujet a les moyens de rembourser le prêt. Si un employeur potentiel demande une lettre de vérification d’emploi, c’est pour s’assurer qu’il n’y a pas de lacunes dans les antécédents professionnels. Un organisme gouvernemental peut demander une lettre de vérification d’emploi si une personne postule pour être parent d’accueil; le service qui s’occupe de s’assurer que la personne a les moyens financiers de s’occuper d’un enfant.

Enfin, un employé peut demander une lettre de vérification d’emploi parce qu’il souhaite l’avoir sous la main si nécessaire pour montrer toute entité qui pourrait la demander. Cela accélérera le processus pour eux. Cependant, dans certains cas, une institution peut souhaiter que l’entreprise envoie la lettre directement.

Un timbre recouvert d'encre avec le mot
Un cachet officiel d’approbation ouvre les portes.

Éléments d’une lettre de vérification d’emploi

Une lettre de vérification d’emploi n’est pas la même chose qu’une lettre de référence, ce qui signifie que vous n’écrirez pas sur les compétences, les capacités et les qualités de l’employé – vous n’aurez qu’à fournir les faits de base de son emploi. Voici un aperçu de ce que vous devrez présenter dans la lettre :

  • Votre nom, le nom de votre entreprise, votre fonction et votre adresse.
  • Le nom de la personne pour qui vous écrivez.
  • La position passée ou actuelle de la personne au sein de l’entreprise.
  • Les dates auxquelles la personne a travaillé pour l’entreprise.
  • Vos coordonnées et le meilleur moyen de vous joindre (au cas où le destinataire aurait besoin de poser des questions supplémentaires).

Format d’une lettre de vérification d’emploi

Lors de la rédaction d’une lettre de vérification d’emploi, vous utiliserez un format de lettre commerciale standard. En suivant les directives ci-dessous, vous serez sur la bonne voie pour créer la lettre de vérification d’emploi idéale. Les lignes directrices consistent en ce qui suit :

  • Marge d’un pouce sur tous les côtés.
  • Police simple et facile à lire, telle que Times New Roman, taille 12.
  • En-tête de l’entreprise avec votre nom, votre entreprise, votre adresse et l’adresse e-mail ou l’en-tête de l’entreprise suivis des coordonnées de la personne.
  • Marges justifiées à gauche avec un espace supplémentaire entre les paragraphes (pas d’indentation pour un nouveau paragraphe).
  • Simple interligne.

Comment rédiger une lettre de vérification d’emploi

Maintenant que vous avez l’idée principale sur la façon d’obtenir le bon format, il est temps de jeter un œil à ce qu’il faut faire dans les marges. Les informations contenues dans la lettre doivent être directes et brèves.

Dans les premières phrases, identifiez-vous, votre entreprise et le but de votre écriture. Ensuite, fournissez au lecteur le nom complet de l’employé et sa date d’emploi. S’ils ne travaillent plus avec vous, assurez-vous de donner une date de début et de fin. S’ils travaillent toujours pour vous, vous n’aurez qu’à fournir la date de début et indiquer qu’ils sont un employé actuel.

Fournissez toute autre information demandée, comme les heures que la personne travaille par semaine, le salaire horaire ou un salaire annuel, et quand la personne est payée. Si personne n’a demandé ces informations, vous n’avez pas besoin de les fournir. Certaines lettres de vérification d’emploi ont seulement besoin de savoir que la personne est ou a été employée par vous. Donc, ne donnez pas d’informations supplémentaires.

Vous pouvez terminer la lettre en proposant de vous aider davantage si nécessaire. Indiquez votre numéro ou une adresse e-mail, selon votre préférence.

Lorsque vous avez terminé, assurez-vous de regarder par-dessus la lettre pour toutes les erreurs, corrigez-les, puis signez la lettre.

Exemple de lettre de vérification d’emploi

Rhonda Lester
Directeur du marketing numérique
Associés GMC
10, rue Applewood, Ste. 100
Portland, Maine 04101

28 janvier 2022

Jacques Donnelly
Vice-président principal
Donnelly Industries, Inc.
49, rue Maple, 1er étage
Portland, Maine 04101

Cher Monsieur Donnelly,

Je suis la directrice du marketing, Rhonda Lester, chez GMC Associates. J’écris cette lettre pour vérifier que Sheri Williams a travaillé chez GMC Associates du 10 juin 2015 à aujourd’hui, dans notre service de comptabilité.

Si vous avez besoin d’informations supplémentaires ou souhaitez me parler, n’hésitez pas à me contacter au 222-111-1212.

Sincèrement,

(Signature manuscrite)

Rhonda Lester

Que faire si vous avez besoin d’une lettre de vérification d’emploi

Que faire si vous êtes la personne qui a besoin d’une lettre de vérification d’emploi ? Quelle est la bonne manière d’en faire la demande ? Pour commencer, vous devez informer votre employeur à l’avance pour lui faire savoir que quelqu’un le contactera pour vérification. Faites-leur savoir quelles informations vous souhaitez divulguer. Certaines entreprises peuvent avoir une politique sur la divulgation des informations personnelles et vous feront signer une renonciation. Cela leur permettrait de fournir vos informations à d’autres sociétés. Si l’entreprise dispose d’un service des ressources humaines distinct, c’est généralement le service que vous contacterez et discuterez avec lui.

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