Rédaction d’une lettre formelle – Format et approche

Rédaction d’une lettre formelle – Format et approche

Dans le monde d’aujourd’hui, les gens traitent la plupart de leurs communications professionnelles par courrier électronique. Cependant, cela ne signifie pas que la lettre officielle est obsolète. Bien qu’elle soit moins utilisée, une lettre commerciale imprimée, par exemple, reste nécessaire dans certaines situations ; et, lorsqu’il est utilisé, le faire correctement nécessite la plus stricte attention.

Les gens ont tendance à pardonner les négligences ou les erreurs lorsqu’ils sont présentés dans des communications numériques comme les e-mails, mais ils examineront de plus près une lettre officielle. C’est parce que sa nature formelle exige une attention plus sérieuse ; tout écart par rapport aux règles de formatage ou de présentation, y compris la grammaire et les fautes de frappe, peut avoir un effet dévastateur sur la crédibilité de l’auteur.

Des normes plus élevées s’appliquent donc et doivent être respectées par toute personne tentant d’écrire une lettre officielle. Chaque homme d’affaires professionnel doit savoir comment rédiger des communications professionnelles soignées, en suivant le format de lettre standard.

Quand utiliser une lettre formelle

Un gros plan d'une machine à écrire vintage.  Imprimés sur le papier dactylographié inséré sont les mots :
Old School se traduit souvent par « faisant autorité ».

Une lettre officielle, généralement créée sous forme de lettre imprimée, est généralement réservée aux occasions importantes ou aux communications professionnelles. Voici quelques exemples d’utilisation d’une lettre officielle :

  • Lettres de recommendation
  • Lettres de démission
  • Communication d’entreprise
  • Lettres de motivation d’emploi
  • Correspondance juridique

Comment formater une lettre formelle

La composition d’une lettre officielle est probablement ce que beaucoup de gens visent encore lorsqu’ils se préparent à écrire une lettre professionnelle. Cependant, un formatage correct est également important, que le destinataire reçoive une copie papier ou une copie PDF (ou similaire). Si la lettre ne correspond pas bien à la page, ou n’a pas l’air bien, cela peut avoir un effet dramatiquement mauvais sur la crédibilité du contenu.

Éléments de mise en forme

Les éléments de formatage pertinents comprennent :

  • Police de caractère
  • Salutation
  • Corps
  • Espacement
  • Fermeture
  • Signature pour la correspondance commerciale

Exemple de mise en forme

En commençant par la marge supérieure gauche, incluez les éléments suivants pour l’en-tête :

(Vous pouvez ignorer cette première section si vous utilisez du papier à en-tête préimprimé avec votre nom et votre adresse. Sinon, commencez par vos coordonnées.)

votre nom
Votre adresse
Votre ville, code postal de l’état
Votre numéro de téléphone
Votre adresse e-mail

Date

Informations sur la personne ou l’entreprise à laquelle vous écrivez :

Nom
Titre
Société
Adresse
Ville

: État

: Code Postal

Salutation

Le corps de la lettre

Fermeture
Tout le monde a une histoire

.

L’approche classique : début, milieu et fin.

La section ci-dessus décrit la mise en page d’une lettre imprimée, mais il est également essentiel de connaître les détails de chaque composant. Chaque partie d’une lettre imprimée formelle a des directives strictes à suivre :

Salutation

Utilisez une salutation formelle pour commencer votre lettre, pas un prénom. La plupart des salutations doivent utiliser « Cher » pour la salutation. Par exemple, « Cher M. Brandt ». Si vous ne connaissez pas le sexe de la personne, écrivez plutôt le nom complet, comme dans « Cher Pat Brandt ». Dans le cas où vous ne connaissez pas le nom du destinataire, il est toujours acceptable d’utiliser « À qui de droit ».

Corps

Le premier paragraphe doit présenter brièvement la raison pour laquelle vous avez contacté la personne. Ne vous livrez pas à des subtilités ou à tout équivalent écrit de mots «d’échauffement».

Les paragraphes suivants fournissent des informations qui appuient le sujet ou la raison de l’écriture. Ce que vous souhaitez transmettre doit être clairement énoncé et concis. L’édition est l’égale de l’écriture. Garder votre lettre formelle courte et précise est plus difficile que de se livrer à une prose spontanée.

Enfin, terminez votre lettre dans le dernier paragraphe en résumant votre introduction – votre point principal. Si une réponse est nécessaire, indiquez-la ou reformulez-la ici.

Assurez-vous de remercier le lecteur pour son temps.

Fermeture

Terminez votre lettre par une conclusion professionnelle, telle que « Meilleures salutations », « Sincèrement » ou « Cordialement ».

Terminez en signant et en tapant votre nom et prénom. Laissez quatre espaces entre votre déclaration finale et votre signature dactylographiée. Cela vous laisse suffisamment de place pour signer votre nom. Assurez-vous d’utiliser de l’encre bleue ou noire lors de la signature de la lettre.

  • Guide de formatage
  • L’une des choses les plus importantes à propos d’une lettre officielle est son apparence. S’il est visuellement déplaisant, le destinataire peut ne pas lui accorder l’attention dont vous avez besoin. Au lieu de cela, la lettre peut se démarquer pour de mauvaises raisons. Le lecteur est plus susceptible d’avoir une première impression positive de la lettre si vous vous assurez que l’apparence est professionnelle et soignée. Pour ce faire, suivez ce guide de formatage :
  • Utilisez des marges d’un pouce autour du document.
  • Utilisez une police simple et ordinaire, telle que Times New Roman, Arial ou Courier. La taille de la police doit être de 10, 11 ou 12 points.
  • Espace unique dans toute la lettre et ajouter un espace supplémentaire avec de nouveaux paragraphes. Il vaut mieux ne pas mettre en retrait.
  • Justifiez à gauche votre lettre. La seule exception sera si vous souhaitez centrer vos informations de contact en haut.
  • Comme mentionné, prévoyez quatre lignes blanches après votre fermeture et avant votre signature dactylographiée, en laissant de la place pour votre signature manuscrite.

Laissez une ligne vide après le message d’accueil.

Utilisez du papier ordinaire de format lettre de haute qualité (8,5 x 11 pouces).

Exemple de lettre professionnelle
Voici un exemple de lettre de recommandation d’emploi formatée :
Robert Jones
Directeur, Services aux patients
Vallée Santé
111, avenue Addison
Garden City, MI 48185

555-555-5555

robert.jones@email.com
9 janvier 2022
Janice Stark
Directeur de l’ingénierie, Services aux étudiants
Université des écoles

500, avenue North University.

Ann Arbor, MI 48103

Chère Mme Stark :

C’est avec grand plaisir que je recommande Sharon Kemp pour le poste de secrétaire académique IV au sein du département d’ingénierie des services aux étudiants de l’University of Schools.

Sharon a été employée chez nous à Valley Health en tant que secrétaire administrative de 2019 à 2021 et a fait un travail remarquable à ce poste. Elle possède d’excellentes compétences en organisation, en communication écrite et verbale, travaille bien avec les autres, est extrêmement fiable, très efficace et respecte toujours ses délais.

Au cours de sa première année, Sharon a prouvé qu’elle pouvait accomplir n’importe quel travail qui lui était confié, ce qui l’a rendue respectée parmi les cadres. Elle s’est acquittée de toutes ses tâches de secrétariat et de son travail administratif avec diligence, gardant sa place de secrétaire supérieure de l’entreprise. De plus, elle était toujours prête à aller au-delà de ses tâches assignées et à aider au besoin.

Sharon serait un atout pour toute entreprise et je la recommande vivement pour le poste disponible dans votre établissement. S’il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez d’autres questions.

Cordialement / Cordialement,

Robert Jones

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