La communication est la priorité clé de toute organisation. Les entreprises n’aiment pas embaucher des personnes qui ne communiquent pas chaque fois qu’elles sont nécessaires pour communiquer. Par exemple, si un employé est en congé pendant un mois après avoir confié ses responsabilités à quelqu’un d’autre et que cette personne a besoin de savoir pour prendre tout type de conseils, l’employé en congé doit communiquer. Il existe de nombreux cas où l’employé n’assiste pas à l’appel téléphonique et irrite son patron.
Qu’est-ce qu’un avertissement en cas de non-réponse aux appels ?
Lorsqu’un employé ne répond pas aux appels téléphoniques, il fait preuve d’un comportement irresponsable et reçoit donc un avertissement de son patron. Cet avertissement donne un message au travailleur que s’il n’arrête pas d’agir de manière irresponsable en ne répondant pas au téléphone, il devra faire face à de graves répercussions.
Le patron émet généralement l’avertissement sous la forme d’une lettre écrite ou d’un e-mail. L’avertissement écrit est très important puisqu’il devient une partie permanente du dossier de l’employé. Il comprend également les signatures du gestionnaire qui montrent qu’il provient de sources authentiques.
Pourquoi les employeurs écrivent-ils l’avertissement ?
Les employeurs sont confrontés à de sérieux inconvénients lorsqu’ils sont incapables de communiquer avec quelqu’un. Dans certains cas, l’employé a la responsabilité professionnelle d’assister à l’appel téléphonique et de répondre aux questions des clients et il échappe à cette responsabilité, il doit savoir qu’il a commis une faute et s’attendre à des mesures disciplinaires à son encontre.
Dans quelle situation la lettre d’avertissement pour non-assistance au téléphone peut-elle être rédigée ?
Souvent, les personnes travaillant dans l’entreprise ne prennent pas leurs responsabilités professionnelles au sérieux. Cela se produit parce qu’il n’y a personne pour les réprimander pour leur négligence. Pour cette raison, les entreprises ne laissent jamais de tels événements passer inaperçus. Chaque organisation a sa stratégie pour faire face à la négligence.
Lorsqu’une entreprise choisit de corriger ses employés en les réprimandant plus sérieusement afin qu’ils puissent comprendre la criticité de la situation, elle rédige une lettre d’avertissement.
Certains employés se voient confier la responsabilité de parler aux précieux clients de l’entreprise et de les satisfaire avec leurs réponses. En plus de cela, les clients mécontents qui sont insatisfaits sont également traités avec soin par les clients. Cependant, certains employés ne répondent pas à leurs appels ou les mettent en attente. Lorsque l’entreprise en a connaissance, elle prend des mesures contre ces employés.
Comment rédiger une lettre d’avertissement formelle ?
Ajoutez les points suivants à votre lettre et rédigez une lettre d’avertissement qui a un ton sérieux et un message clair pour l’employé :
Objet
Avant même que l’employé ne commence à lire la lettre, le sujet le prépare à l’avance pour lire quelque chose auquel il ne s’attend peut-être pas.
Un avertissement:
Des avertissements sont envoyés à ceux qui ne semblent pas améliorer leur comportement sans recevoir d’avertissement. Ajouter une déclaration d’avertissement, puis spécifier la raison de l’émission de l’avertissement.
Discutez des résultats de l’inconduite de l’employé :
L’employé doit savoir que le fait de ne pas répondre aux appels téléphoniques a causé des inconvénients à l’entreprise. De cette façon, l’employé pourra comprendre le sens de l’avertissement qui lui est ajouté.
Lisez l’exemple ci-dessous et voyez comment un employé peut être averti s’il ne s’intéresse pas à son travail
Exemple de lettre d’avertissement :
Date: ________________
À:
Nom du destinataire
Adresse du destinataire,
À partir de:
Nom du gérant,
Nom de l’entreprise:
Détails du contact
Objet : Avertissement pour ne pas répondre aux appels
Cher Monsieur (mentionnez le nom de l’employé),
J’ai reçu de nombreuses plaintes de nos clients selon lesquelles l’entreprise n’est pas en mesure de résoudre leurs problèmes et de répondre à leurs questions. J’ai appris que vous n’aviez pas répondu aux appels téléphoniques des clients et des clients. Pour cette raison, l’entreprise a perdu de nombreuses ventes.
Veuillez considérer cette lettre comme un avertissement formel qui vous est adressé pour ne pas répondre aux appels téléphoniques des clients et des acheteurs et leur causer des désagréments. Notez que l’entreprise n’a aucune obligation de tolérer la négligence totale de l’employé. Par conséquent, vous êtes informé qu’une négligence répétitive comme celle-ci ne sera pas acceptable.
Au cas où vous voudriez savoir autre chose à ce sujet, contactez mon assistante Miss Sara.
Cordialement,
Signatures de l’expéditeur
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